Welke gegevens wij vragen, waarom, en hoe lang wij ze houden.

2.1 Het contactformulier op /contact/

Het formulier heeft vier ingangen — woningbouw en renovatie, medische praktijken, kantoren en bedrijfsgebouwen, grootschalige projecten. U kiest er één, en dan vraagt het alleen wat bij dat type project hoort. Welke ingang u koos, wordt mee verstuurd.

Welke gegevens — bij elke ingang

• Uw naam (veld: contactpersoon)
• Uw e-mailadres
• Uw telefoonnummer, als u het invult — dat veld is niet verplicht
• Uw toelichting bij het project, in uw eigen woorden
• De gekozen ingang
• Uw toestemming zelf (veld: privacy_akkoord) — dat u het vakje aangevinkt hebt, wordt met de aanvraag mee bewaard. Zonder dat spoor kunnen wij achteraf niet aantonen dat de toestemming er was, en dat moeten wij kunnen (artikel 7.1 AVG).

Welke gegevens — afhankelijk van uw ingang

• Woningbouw en renovatie: type project, locatie, bestaand gebouw of nieuwbouw, gewenste timing, indicatief budget, en of de vergunningstoestand gekend is.
• Medische praktijken: nieuwe of bestaande site, type toestellen of functies, of de praktijk operationeel blijft tijdens de werken, deadline, betrokken instanties of goedkeuringen, en de verwachte scope.
• Kantoren en bedrijfsgebouwen: aantal medewerkers, type gebouw, doel (renovatie, herinrichting, uitbreiding of herbestemming), timing, en of er in fases gewerkt moet worden.
• Grootschalige projecten: programma, stakeholders, of fasering nodig is, site of locatie, timing en de verwachte scope.

Dit zijn allemaal velden die u zelf invult. De site vraagt geen rijksregisternummer, geen geboortedatum en geen financiële gegevens, en verzamelt niets over u buiten wat u typt. Wat u in het vrije tekstveld schrijft, bepaalt u zelf — vermeld daar dus geen gevoelige gegevens die niet nodig zijn om uw bouwvraag te beoordelen.

Moet u dit invullen

Niets hiervan is een wettelijke verplichting. Wel een praktische: zonder uw naam, uw e-mailadres en de velden die bij uw ingang als verplicht aangeduid staan, kunnen wij uw vraag niet beoordelen en niet beantwoorden. Uw telefoonnummer en de overige velden mag u leeglaten of later per mail aanvullen — hoe meer u invult, hoe gerichter het antwoord. Bij elk veld staat of het verplicht of optioneel is; alleen het toestemmingsvakje moet altijd aangevinkt worden, want zonder toestemming verwerken wij niets.

Waarvoor

Om uw aanvraag te kunnen beoordelen en beantwoorden: past uw vraag bij dit kantoor, en zo ja, welke vragen moeten eerst opgelost worden. U krijgt binnen twee werkdagen een bevestiging en binnen vijf werkdagen een inhoudelijk antwoord, ook wanneer dat antwoord nee is. De gegevens worden niet gebruikt voor reclame en niet verkocht.

Op welke rechtsgrond

• Uw toestemming: artikel 6.1.a AVG. Onderaan het formulier staat een vakje dat niet vooraf aangevinkt is en dat u zelf moet aanvinken om te kunnen versturen. Het vakje noemt zelf waarvoor de gegevens dienen en hoe lang ze blijven staan. U kunt die toestemming op elk moment intrekken met één mail naar info@cobras.be; dat stopt de verdere verwerking, maar maakt wat daarvoor gebeurde niet ongedaan.
• Vraagt u als particulier: daarnaast artikel 6.1.b AVG — maatregelen die op uw verzoek genomen worden vóór er een overeenkomst is. U vraagt een offerte, wij moeten uw gegevens gebruiken om die te kunnen maken.
• Vraagt u namens een onderneming of instelling: daarnaast artikel 6.1.f AVG — het gerechtvaardigd belang van beide partijen om een zakelijke aanvraag te behandelen. U kunt tegen die grondslag bezwaar maken; zie uw rechten.

Waarom die twee naast elkaar: het vakje geeft u de keuze om te versturen of niet, en trekt u die keuze later in, dan blijft er voor een lopende offerte of opdracht nog een eigen grond over om het dossier te kunnen afwerken. Dat is geen omweg om uw intrekking te negeren — het betekent dat wij in dat geval alleen nog gebruiken wat voor die overeenkomst nodig is, en u dat ook zeggen. Weigert u het vakje, dan verstuurt het formulier niet en komt er dus niets bij ons terecht; mailen of bellen kan dan nog altijd.

Hoe lang

Twee jaar na uw laatste contact, wanneer er geen opdracht uit voortkomt. Wordt uw aanvraag wél een opdracht, dan volgt het bewaren van het dossier de termijnen van de opdracht zelf; zie hoe lang wij wat bewaren.

Waar het formulier naartoe gaat

Het formulier verstuurt uw gegevens naar het adres /api/contact op deze site. Te bevestigen: de eindbestemming van die route — in welke mailbox of welk systeem de aanvraag terechtkomt en hoe lang ze daar blijft staan. Zolang dat niet schriftelijk vastligt, doet deze pagina daar geen uitspraak over. Wat wél vastligt: het formulier zet niets op uw toestel, gebruikt geen cookie en onthoudt uw invoer niet. Werkt het formulier niet, dan kunt u dezelfde gegevens mailen naar info@cobras.be.

2.2 Uw e-mail of telefoontje naar Cobras

Mailt u rechtstreeks naar info@cobras.be, of belt u een van de twee nummers, dan verwerken wij wat u ons in dat bericht geeft: uw naam, uw e-mailadres of telefoonnummer, en de inhoud van uw bericht met de eventuele bijlagen.

• Waarvoor: om uw vraag te beantwoorden en de briefwisseling over een lopend of mogelijk dossier te kunnen terugvinden.
• Rechtsgrond: artikel 6.1.b AVG wanneer het over een overeenkomst of een offerte gaat, artikel 6.1.f AVG voor gewone zakelijke briefwisseling.
• Hoe lang: twee jaar na het laatste contact als er geen opdracht uit volgt; hoort het bij een opdracht, dan blijft het bij het dossier.

E-mail is geen beveiligd kanaal. Stuur ons dus geen gegevens die u ook niet op een briefkaart zou zetten. Moet u iets gevoeligs bezorgen, vraag ons dan eerst om een veilige manier.

2.3 Het toestemmingslogboek

Legt u een keuze vast — met "Alles accepteren", met "Alleen noodzakelijk", of met "Keuze bewaren" nadat u de vakjes onder "Instellingen" hebt gezet — dan stuurt uw browser die keuze één keer naar de server, naar /api/consent. Dat gebeurt met navigator.sendBeacon, of met een gewone netwerkoproep als uw browser dat niet kent. Wij bewaren dat omdat de AVG vereist dat toestemming aantoonbaar is (artikel 7.1) — niet om u te herkennen.

Welke gegevens er in het logboek staan

• Uw vier keuzes: noodzakelijk (altijd aan), functioneel, statistieken en marketing.
• Of uw browser een privacysignaal stuurde (opt-out of ask-consent).
• Het tijdstip van uw keuze.
• Het land dat Cloudflare aan het verzoek toekent — het land, niet de plaats.
• Het versienummer van de toestemmingsopslag: gdpr-consent-v2.
• Een kort kenmerk in de plaats van uw IP-adres. Zie hieronder.

Wat er niet in staat

Geen naam, geen e-mailadres, geen cookie, geen browsertype of user-agent, en niet uw IP-adres. Uw IP wordt samen met een geheime waarde door een SHA-256-berekening gehaald, en daarvan worden alleen de eerste acht bytes bewaard. Uit dat kenmerk valt uw IP-adres niet terug te rekenen. Het dient één doel: als u uw toestemming later intrekt, aan de eerdere toestemming kunnen koppelen dat u het was.

• Rechtsgrond: artikel 6.1.c AVG — een wettelijke verplichting. De AVG legt op dat wij kunnen aantonen dat u toestemming gaf (artikelen 5.2 en 7.1).
• Hoe lang: drie jaar. Daarna wist het systeem het record automatisch; er komt geen handeling van ons aan te pas.

Eén detail dat eerlijkheid verdient: wanneer het logboek niet beschikbaar is, geeft de server toch een geslaagd antwoord terug en gaat uw keuze gewoon door. Een falend logboek mag u nooit blokkeren.

2.4 Wat er met uw gegevens niet gebeurt

Geen beslissing door een machine

Er is geen geautomatiseerde besluitvorming en geen profilering, in de zin van artikel 22 AVG. In gewone taal: geen enkel systeem geeft uw aanvraag een score, sorteert ze of wijst ze af. Willem Devos of Jelle Vandecasteele leest ze zelf.

Geen AI die uw gegevens verwerkt

Uw aanvraag wordt niet door een AI-systeem geanalyseerd en niet als trainingsmateriaal aan een AI-dienst gegeven. Verandert dat ooit, dan staat het hier vóór het gebeurt, en leest u waarvoor en op welke grondslag.

Geen gegevens uit andere bronnen

Alles wat wij van u hebben, hebt u ons zelf gegeven. Wij kopen geen adressenbestanden, verrijken uw dossier niet met gegevens van derden en zoeken u niet op in externe databanken.

Geen gegevens van kinderen

Deze site richt zich op bouwheren en opdrachtgevers, niet op kinderen, en vraagt geen leeftijd. Merkt u dat een minderjarige toch gegevens achterliet, mail dan info@cobras.be — wij wissen ze meteen.

Hoe u ze uitoefent

Eén mail naar info@cobras.be volstaat, met vermelding van wat u precies wilt. U hoeft geen formulier te gebruiken en geen standaardformulering over te nemen. Bellen kan ook, maar een schriftelijke vraag is voor u het makkelijkst te bewijzen.

Bij twijfel over wie u bent, vragen wij bijkomende informatie. Wij vragen dan niet om een kopie van uw identiteitskaart: een antwoord vanaf het e-mailadres waarmee u eerder contact opnam volstaat doorgaans.

Binnen welke termijn

Eén maand na uw verzoek. Is uw vraag ingewikkeld, dan mag die termijn met twee maanden verlengd worden — dan laten wij u dat binnen die eerste maand weten, met de reden. Doen wij niets met uw verzoek, dan zeggen wij u dat binnen dezelfde maand, met de reden en met de vermelding dat u klacht kunt indienen.

Wilt u weten wat er in het toestemmingslogboek over uw keuze staat, vermeld dan bij uw vraag zo precies mogelijk wanneer u die keuze maakte. Omdat het logboek geen naam en geen IP-adres bevat, is dat tijdstip het enige aanknopingspunt dat wij hebben.